Loes Bos
Hulp nodig met het aanvragen van je kredietrapport?
In de wereld van crediteurenbeheer is het niet ongebruikelijk om geconfronteerd te worden met diverse debiteurensmoezen waarom klanten hun betalingsverplichtingen niet nakomen. Deze debiteurensmoezen zijn een uitdaging voor organisaties, vooral wanneer de financiële druk bij klanten toeneemt. In dit nieuwsartikel beschrijven we de top 10 debiteurensmoezen en leggen we uit hoe je hiermee om kunt gaan.
Wanneer een klant beweert de factuur niet te hebben ontvangen, is het belangrijk om eerst de juistheid van het adres en andere relevante gegevens te verifiëren. Een snelle reactie is essentieel, waarbij een kopie van de factuur onmiddellijk per e-mail wordt verstuurd. Tegelijkertijd is het dan ook verstandig om over de openstaande factuur direct betalingsafspraken met de klant te maken. Advies is om altijd de facturatie elektronische per email te versturen.
Dit veelvoorkomende excuus vereist een duidelijke focus op de gemaakte betalingsafspraken. Een proactieve benadering richting de klant is van belang. Belangrijk is dat wordt benadrukt dat beide partijen, dus ook de klant, verantwoordelijk zijn voor het tijdig betalen van de facturen. Ga hierin dan ook niet met klant mee. Achter deze smoes zit meestal een algemeen liquiditeitsprobleem. Advies is om juist nu het beleid te volgen en na het verstrijken van de termijn alsnog het incasso traject op te starten. Dit motiveert de klant om aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen.
Het kan natuurlijk altijd zijn dat de klant weigert te betalen vanwege ontevredenheid over de geleverde kwaliteit van het product of dienst. In dit geval is het goed om te kijken of de klacht binnen de gehanteerde klachtentermijn valt of dat het een excuses is om niet te betalen. Het benadrukken van het belang van tijdige klachtmeldingen en het objectief onderzoeken van klachten dragen bij aan het oplossen van deze debiteuren smoes.
Wanneer de afwezigheid van de accountant als excuus wordt gebruikt, is het belangrijk om de verantwoordelijkheid bij de klant te leggen. Door gerichte vragen te stellen, zoals hoe het probleem opgelost kan worden, wordt de klant gestimuleerd om actief bij te dragen aan een oplossing. Voor geen enkel bedrijf zou het zo moeten zijn dat betalingen niet doorgang kunnen vinden vanwege vakantieperioden.
Het ontbreken van een inkoopordernummer is een indicatie van incorrect factureren. Hierbij is het belangrijk dat vooraf bij het opstellen van de factuur, je controleert of aan alle verwachtingen zijn voldaan. Wanneer dit niet het geval is maak dan de factuur alsnog direct in orde zodat betaling alsnog kan plaats vinden. Door vooraf de wensen rondom de factuur op te vragen kunnen bedrijven dit achteraf niet als debiteurensmoes gebruiken. Belangrijk dat hierin een proactieve houding wordt aangenomen.
Bij klanten die cashflowproblemen als reden aanvoeren, is het advies om hele strikte betaalafspraken voor de toekomst te maken. Zorg dat je niet blijft leveren op het moment dat er cashflowproblemen zijn. Belangrijk is dat het doel in dit geval moet zijn om de openstaande vordering te verkleinen en niet te vergroten.
In dit geval is het meestal mogelijk om alsnog handmatig verzoek tot betaling te doen. Wanneer dit niet mogelijk is, zorg er dan voor dat uw facturatieproces rekening houd met de exacte betaaldatum van de klant, om zo tijdige betaling te garanderen.
Bij afwijkingen van afgesproken betalingstermijnen is het essentieel om terug te koppelen naar de oorspronkelijke afspraak. Het behartigen van eigen belangen en niet te snel instemmen met afwijkende betalingstermijnen van de klant helpt bij een gezond debiteurenbeheer.
Bij het excuus van vergeten betaling is het noodzakelijk direct concrete betaalafspraken te maken zodat de factuur alsnog snel betaald wordt.
De belofte van spoedige betaling vereist waakzaamheid. Na het bedanken voor deze belofte, is het belangrijk om direct concrete betaalafspraken te maken. Zodat je de factuur alsnog betaald krijgt.
Er zijn altijd debiteuren die maar met smoezen blijven komen. Dit kost u enorm veel tijd en ook frustratie. Kijk daarin altijd naar het geheel en probeer klanten die trouw betalen te belonen. Door bijvoorbeeld hun opdracht ook sneller uit te voeren. Klanten die slecht of altijd te laat betalen kijk of je ze kunt vervangen voor goede klanten en verhoog hun tarief zodat ze de gemaakte kosten ook daadwerkelijk betalen. Zorg daarnaast voor een goede financiële administratie en indien nodig incasso traject. Zodat klanten door hebben dat de facturen kloppen en er ook daadwerkelijk werk van word gemaakt op het moment van niet betalen. Je wilt voorkomen dat je achteraan in de rij komt te staan.
Belangrijkste is goede en betrouwbare klanten, deze kun je kiezen. Hierbij is een kredietrapport belangrijk. Bestel onze kredietrapporten bij elk nieuwe klant en bij elke klant waarbij achterstanden in de betaling dreigen te ontstaan. Zo kun je als ondernemer weer lekker slapen!
Hulp nodig met het aanvragen van je kredietrapport?